Elsa — Política de Privacidad

1. A quién se aplica esta Política

Esta Política cubre a tres grupos de personas cuyos datos trata Elsa:

• •El usuario. El profesional o trabajador autónomo que se comunica con Elsa por WhatsApp — crea presupuestos y facturas, captura recibos y gestiona su negocio a través del producto.
• •Los clientes del usuario. Las personas o empresas a quienes el usuario presupuesta o factura. Su nombre, NIF, dirección, teléfono o email pueden aparecer en los documentos que genera Elsa porque el usuario los ha facilitado.
• •El gestor del usuario. La persona que el usuario designa para recibir exportaciones fiscales y, cuando esté habilitado, acceso de solo lectura a su registro fiscal.

Las Secciones 2 a 6 describen en detalle los datos del usuario, por ser los que Elsa recopila directamente. La Sección 8 cubre específicamente los datos de clientes y del gestor.

2. Qué datos recopilamos, y por qué

Solo recopilamos lo que Elsa necesita para funcionar como asistente de negocio nativo de WhatsApp. La siguiente tabla detalla cada categoría; no todas las funcionalidades descritas están necesariamente habilitadas para todos los usuarios.

3. Base jurídica del tratamiento

• •Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD). La mayor parte del tratamiento que realiza Elsa — generación de presupuestos, captura de recibos, el envío al gestor — es necesaria para prestar el servicio que has contratado.
• •Obligación legal (art. 6.1.c). El nombre comercial, el NIF y el domicilio fiscal se recopilan porque la legislación española los exige en los documentos fiscales, y VERI*FACTU (RD 1007/2023) exige datos fiscales exactos en las facturas remitidas a la Agencia Tributaria.
• •Consentimiento (art. 6.1.a). Cuando almacenamos tu nombre real, el nombre de tu negocio o tu email más allá del mínimo necesario para el contacto por WhatsApp, solicitamos tu consentimiento explícito e informado antes de guardar esos datos — ver Sección 4. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento; ello no afecta al tratamiento realizado con anterioridad, y puede limitar lo que Elsa pueda hacer por ti a partir de ese momento (por ejemplo, no podremos generar un presupuesto sin el nombre del cliente).
• •Interés legítimo (art. 6.1.f). Se tratan datos operativos limitados (metadatos de mensajes, registros de errores) para mantener el servicio fiable y seguro.

4. Primer contacto y consentimiento

Antes de que Elsa te pida que hagas nada, el primer mensaje que recibes por WhatsApp te informa, en lenguaje claro, de que tu número de teléfono y tu nombre se tratarán para mantener la conversación, e incluye un enlace a esta Política. No es necesario que realices ninguna acción para leerlo — es meramente informativo.

La primera vez que Elsa vaya a almacenar tu nombre real, el nombre de tu negocio o tu email más allá de ese primer contacto — habitualmente durante el alta, antes de tu primer presupuesto — Elsa te muestra un breve mensaje de consentimiento con un enlace a nuestros Términos y Condiciones y a esta Política, y te pide que confirmes antes de guardar esos datos. Si no confirmas, esos datos no se guardan y Elsa volverá a preguntarte cuando sean necesarios.

5. Con quién compartimos tus datos

Compartimos datos con un número reducido de encargados del tratamiento, cada uno vinculado mediante un contrato de encargo, estrictamente para prestar el servicio. No vendemos datos personales ni los compartimos con fines publicitarios.

Puedes solicitarnos en cualquier momento la lista completa de nuestros encargados del tratamiento y su ubicación; esta se facilita automáticamente a las autoridades de protección de datos cuando así se requiera.

También podemos divulgar datos cuando así lo exija la ley, a una autoridad competente (p. ej., la Agencia Tributaria en el marco de VERI*FACTU, o la AEPD), o en relación con una fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso te lo notificaremos.

6. Transferencias internacionales de datos

Algunos de los encargados anteriores — en particular nuestros proveedores de procesamiento de IA y de la plataforma de mensajería — pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando esto ocurre, nos apoyamos en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, o en un mecanismo de adecuación equivalente, y exigimos al destinatario la aplicación de garantías equivalentes al RGPD. Puedes solicitarnos detalles sobre las garantías aplicables a una transferencia concreta.

7. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades anteriores:

• •Datos de la cuenta (nombre, datos del negocio, información de contacto): mientras tu cuenta esté activa, más el periodo exigido por la normativa mercantil y fiscal española tras su cierre (por lo general, hasta 6 años para registros contables/fiscales conforme al Código de Comercio y la normativa tributaria).
• •Fotos de recibos: 90 días desde la captura, tras lo cual se eliminan de forma permanente, salvo que ya se hayan remitido a tu gestor como parte de un envío periódico (en cuyo caso la copia que conserva tu gestor queda fuera de nuestro control).
• •Presupuestos y facturas: se conservan durante el plazo legal aplicable a los documentos fiscales.
• •Audio de las notas de voz: no se conserva más allá de la fase de transcripción.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, los eliminamos o los anonimizamos de forma irreversible.

8. Datos de tus clientes y de tu gestor

Cuando dictas el nombre, NIF, dirección, teléfono o email de un cliente para generar un presupuesto o factura, eres tú quien nos facilita esos datos, y eres responsable de contar con una base jurídica para compartirlos (habitualmente, tu propia relación contractual con ese cliente). Nosotros los tratamos únicamente para elaborar tus documentos de negocio y, cuando así nos lo pidas, para reconocer al mismo cliente en conversaciones futuras.

El teléfono y el email del cliente que facilitas se guardan en tu ficha, pero Elsa no los utiliza para contactar directamente con tu cliente. Si en algún momento Elsa se utiliza para enviar mensajes a tu cliente en tu nombre, actualizaremos esta Política y estableceremos los pasos de consentimiento y divulgación correspondientes antes de hacerlo.

El acceso de tu gestor se limita a los datos fiscales que decides compartir — recibos, gastos y, cuando esté habilitado, tu registro de facturación — mediante un enlace firmado, con caducidad y registro de accesos. Tu gestor no tiene acceso a tus conversaciones ni a los datos de uso del producto.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, incluyendo cifrado en tránsito, controles de acceso limitados a lo que cada componente del sistema necesita (por ejemplo, el portal del gestor solo consulta las columnas relevantes a efectos fiscales), y entornos separados para los datos de desarrollo y de producción. Ningún sistema es completamente seguro; si tenemos conocimiento de una violación de seguridad que afecte a tus datos personales, lo notificaremos a la AEPD y, cuando proceda, a ti, conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD.

10. Tus derechos

Conforme al RGPD, tienes derecho a:

• •Acceder a los datos personales que tratamos sobre ti.
• •Rectificar datos inexactos o incompletos.
• •Suprimir tus datos ("derecho al olvido"), sin perjuicio de nuestra obligación legal de conservar los registros fiscales.
• •Limitar u oponerte a determinados tratamientos, incluidos los basados en interés legítimo.
• •Portar tus datos a otro proveedor en un formato estructurado y de uso común.
• •Retirar tu consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribe a Elsa por WhatsApp o contáctanos en privacidad@holaelsa.es. Responderemos en el plazo de un mes, conforme exige el art. 12 del RGPD.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es, o ante la autoridad de control de tu país de residencia en la UE.

11. Decisiones automatizadas

Elsa utiliza IA (conversión de voz a texto y modelos de lenguaje) para redactar presupuestos y otros documentos a partir de lo que dices. Esto te asiste, pero no supone la adopción de decisiones con efectos jurídicos o de importancia similar sobre ti — revisas y confirmas cada documento antes de que se envíe. No se te aplica ninguna decisión totalmente automatizada en el sentido del art. 22 del RGPD.

12. Menores de edad

Elsa es una herramienta de negocio para profesionales autónomos y no está dirigida ni destinada a personas menores de 18 años.

13. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política a medida que Elsa evolucione. Si un cambio es sustancial, te lo comunicaremos por WhatsApp antes de que entre en vigor. La "Fecha de entrada en vigor" que figura al inicio de esta Política refleja siempre la versión vigente.

14. Contacto

Responsable del tratamiento:
Kuikads Group SL — CIF B10864825 — Calle Vía Láctea 30, Pozuelo de Alarcón, 28224 Madrid, España.

Contacto de privacidad:
privacidad@holaelsa.es — Thomas Stevens (contacto de protección de datos).